Chính sách truyền thông xã hội

Chính sách truyền thông xã hội 

... cho các tài khoản mạng xã hội LM chính thức 

Lancaster Mennonite (LM) trường nhận ra tầm quan trọng và lợi ích của việc giao tiếp thông qua phương tiện truyền thông xã hội. Phương tiện truyền thông xã hội là một phương tiện mạnh mẽ thông qua đó LM phổ biến tin tức liên quan đến cộng đồng của chúng tôi, lắng nghe tiếng nói và nhận thức về LM, kết nối với khán giả của chúng tôi   trực tuyến và xây dựng thiện chí. Mạng xã hội và các phương tiện truyền thông trực tuyến khác là những công cụ tuyệt vời để tham gia và giao tiếp hai chiều, nhưng có khả năng xảy ra rủi ro đáng kể liên quan đến việc sử dụng không phù hợp. Trách nhiệm pháp lý hiện tại và chính sách của trường vẫn được áp dụng khi nhân viên LM sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. 

Đối tượng áp dụng chính sách này 

Chính sách này dành cho sinh viên, giảng viên, nhân viên và nhà thầu thay mặt cho LM, những người quản lý hoặc đóng góp cho các kênh truyền thông xã hội chính thức của LM (những kênh có sự giám sát của giảng viên / nhân viên trường) bao gồm nhưng không giới hạn ở các kênh dành cho các khoa học thuật, câu lạc bộ và văn phòng tại LM Các kênh truyền thông xã hội có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở blog và mạng xã hội như Facebook, Twitter, YouTube, Instagram và LinkedIn. 

Chính sách này KHÔNG liên quan đến các nhóm sinh viên không chính thức (trái ngược với các câu lạc bộ liên kết với LM) hoặc việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cá nhân của sinh viên và nhân viên. Nhân viên và sinh viên LM được khuyến khích xem lại sổ tay nhân viên và sổ tay sinh viên khi sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội để đảm bảo họ không vi phạm quy tắc ứng xử và phải chịu hình thức kỷ luật.  

Thông tin liên lạc được ủy quyền 

Trước khi tạo tài khoản mạng xã hội chính thức tại LM, vui lòng liên hệ với Giám đốc Tiếp thị và Truyền thông. Họ sẽ thảo luận về các chiến lược truyền thông cụ thể theo nhu cầu của bạn, xem xét tên tài khoản truyền thông xã hội của bạn để rõ ràng nó phù hợp với tài khoản hiện tại và được đặt tốt nhất cho mục đích khả năng tìm kiếm. Bạn chỉ nên tạo một tài khoản dưới tên của một thực thể LM được công nhận nếu bạn được ủy quyền đại diện cho thực thể đó và chia sẻ mật khẩu / quyền truy cập vào tài khoản cho Giám đốc Tiếp thị và Truyền thông. 

Trình quản lý ID thương hiệu Tiếp thị và Truyền thông sẽ giúp cung cấp logo và đồ họa cần thiết cho tài khoản của bạn.

Tất cả các tài khoản truyền thông xã hội chính thức tại LM, với tên và thông tin liên hệ của người quản lý tài khoản, phải được thông báo cho Tiếp thị và Truyền thông. Chỉ đăng bài thay mặt cho LM hoặc các chi nhánh của nó với tư cách chính thức mà bạn đã được ủy quyền rõ ràng để làm như vậy. Thảo luận với người giám sát của bạn xem bạn có được trao quyền trả lời trực tiếp cho người dùng hay không và khi nào bạn  có thể cần phê duyệt để trả lời hoặc khi bạn có câu hỏi về sự phù hợp của  nội dung để đăng. 

An ninh 

Phương tiện truyền thông xã hội có thể là một công cụ mạnh mẽ cho những kẻ lừa đảo và tội phạm. LM muốn cảnh giác khi  nói đến việc bảo vệ sự hiện diện trực tuyến của chúng tôi. Nhân viên và sinh viên nên làm theo các bước bảo mật  saunếu bạn đang truy cập hoặc quản lý tài khoản mạng xã hội LM: 

  • Tạo mật khẩu an toàn và thiết lập xác thực hai yếu tố (khi có thể)
  •  Luôn cập nhật phần mềm và thiết bị
  • Tránh các cuộc tấn công lừa đảo, spam, lừa đảo và các mối đe dọa độc hại khác
  • Trong trường hợp mật khẩu của bạn bị rò rỉ hoặc bạn cảm thấy có quyền truy cập trái phép vào tài khoản, hãy liên hệ với bộ phận CNTT và Tiếp thị ngay lập tức để giải quyết

Bảo mật 

Không đăng thông tin bí mật hoặc độc quyền về LM, hoặc nhân viên, sinh viên, chi nhánh hoặc cựu sinh viên LM vi phạm kỳ vọng hợp lý của những người đó về quyền riêng tư theo luật liên bang và tiểu bang hiện hành, HIPPA, FERCA hoặc các chính sách khác của trường. Theo nguyên tắc chung, phải được cấp phép trước khi đăng bất cứ điều gì về LM hoặc một cá nhân chưa được công chúng biết đến. Các thỏa thuận không tiết lộ cấm nhà trường tiết lộ thông tin cũng ràng buộc nhân viên của mình tiết lộ thông tin đó. 

Sự riêng tư 

Không đăng bất cứ điều gì lên một kênh truyền thông xã hội chính thức không nên được chia sẻ công khai. Đặc biệt, không thảo luận về một tình huống liên quan đến các cá nhân có tên hoặc hình ảnh trên một trang web truyền thông xã hội mà không có kiến thức hoặc sự cho phép của họ. Điều này không bao gồm ảnh từ các bộ sưu tập và lưu trữ kỹ thuật số LM hoặc ảnh trong đó các cá nhân không thể nhận ra rõ ràng. Hãy nhớ rằng vì lý do riêng tư hoặc bảo mật, một số sinh viên có thể không muốn được biết công khai rằng họ theo học LM. Không bao giờ chia sẻ số An sinh Xã hội, địa chỉ hoặc thông tin cá nhân khác.  Hãy nhớ rằng bất kỳ nội dung nào bạn chia sẻ có thể ở chế độ công khai trong một khoảng thời gian không xác định, ngay cả khi bạn cố gắng sửa đổi hoặc xóa nội dung đó.

Không bao gồm thông tin bí mật về trường, giảng viên / nhân viên hoặc sinh viên của trường trong các tài liệu được đăng trên các trang truyền thông xã hội. Ví dụ bao gồm thông tin về điểm số hoặc thành tích của học sinh, tình trạng nhập học, điểm trung bình, số An sinh xã hội; thông tin sức khỏe có thể nhận dạng cá nhân như tình trạng y tế hoặc thương tích hoặc chăm sóc sức khỏe được tìm kiếm hoặc nhận được; và thông tin cá nhân riêng tư khác mà người đó chưa đồng ý công bố. 

Trách nhiệm 

Việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trên kênh LM chính thức phải được quản lý có trách nhiệm vì nó phản ánh về trường, giảng viên / nhân viên, sinh viên, cựu sinh viên và nhân viên của trường. 

  • Tình huống khẩn cấp và khủng hoảng: Trong trường hợp khẩn cấp hoặc khủng hoảng, Giám đốc Học khu là tiếng nói chính thức của LM. Người quản lý các tài khoản LM chính thức được yêu cầu chỉ chia sẻ thông tin chính thức được cung cấp bởi các tài khoản truyền thông xã hội chính của LM và được chia sẻ trong các tin nhắn chính thức của trường. Việc chia sẻ thông tin được tìm thấy trực tuyến hoặc không được LM chấp thuận có thể dẫn đến thông tin sai lệch hoặc gây nhầm lẫn đến cộng đồng và lan truyền trực tuyến. Các tài khoản chính thức cũng được yêu cầu xóa hoặc hoãn bất kỳ tweet hoặc bài đăng nào đã lên lịch trước đó trong tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng. 
  • Thông tin bí mật: Người quản lý tài khoản truyền thông xã hội nên thực hiện các bước trước để ngăn chặn việc tiết lộ thông tin y tế hoặc sinh viên bí mật.  Thông tin bí mật không bao giờ nên được đăng trực tuyến. Hình ảnh cũng nên được kiểm tra chặt chẽ trước khi xuất bản để đảm bảo không có thông tin cá nhân, bí mật, chẳng hạn như số An sinh xã hội, địa chỉ hoặc hồ sơ học tập, có thể được nhìn thấy. Kiểm tra với tiếp thị để có quyền ảnh cho hình ảnh của sinh viên. 
  • Người dùng khác: Những người dùng khác, bao gồm các nhóm sinh viên tại LM, có thể có sở thích, thái độ và ý kiến khác với các tài khoản mạng xã hội chính thức của LM. Trước khi đăng lại hoặc chia sẻ nội dung do người khác đăng trên các kênh chính thức của trường, hãy cẩn thận rằng nội dung đó là chính xác và phản ánh vị trí của trường. 
  • Tài khoản giả mạo: Nhân viên không bao giờ nên tạo tài khoản mạng xã hội giả mạo (tức là tài khoản dường như là tác phẩm của bên thứ ba) hoặc chia sẻ thông tin sai lệch hoặc gây hiểu lầm thông qua tài khoản trường học.
  • Chỉnh sửa thông tin: Nếu bạn vô tình đăng nội dung nào đó không chính xác lên mạng, hãy sửa nội dung đó một cách rõ ràng và công khai càng nhanh càng tốt. Làm như vậy sẽ khiến bạn được tôn trọng trong cộng đồng trực tuyến. 

Minh bạch 

Để vừa bảo vệ tên LM vừa xây dựng lòng tin với người dùng, các phương tiện truyền thông xã hội như blog, trang Facebook, nguồn cấp dữ liệu Twitter, tài khoản Instagram, v.v. được thiết lập thay mặt cho các thực thể LM phải rõ ràng về bản chất mối quan hệ của phương tiện đó với LM. Tương tự, phương tiện truyền thông xã hội liên quan đến LM không nên được sử dụng cho bất kỳ doanh nghiệp tư nhân hoặc giao dịch tài chính nào cũng như bất kỳ nhân viên nào có trách nhiệm hành chính nhận ra bất kỳ lợi nhuận tiền tệ cá nhân nào từ phương tiện truyền thông xã hội liên quan đến LM.

Nội dung được chia sẻ qua các kênh truyền thông xã hội chính thức của LM, cũng như các trang hoặc tài khoản mà các kênh này thích hoặc theo dõi, phải phản ánh sứ mệnh và giá trị của LM. Tài khoản LM chính thức nên hạn chế đăng nội dung và thích hoặc theo dõi người dùng hoặc trang phản ánh sở thích cá nhân hoặc có thể mâu thuẫn với sứ mệnh hoặc giá trị của LM. 

Các tài khoản LM chính thức nên khuyến khích sự tham gia và tương tác với và giữa những người theo dõi;  Tuy nhiên, họ nên bảo lưu quyền xóa nội dung spam, thương mại, tục tĩu, quấy rối hoặc xúc phạm. Nếu mạng xã hội cho phép nó trong phần "Tiểu sử" hoặc "Giới thiệu", các tài khoản chính thức nên đăng tuyên bố từ chối trách nhiệm tương tự như sau: "Các bài đăng của bên thứ ba trên tường này không ngụ ý chứng thực nội dung đó của LM. Chúng tôi có quyền xóa nội dung spam, thương mại, tục tĩu, quấy rối và/hoặc xúc phạm." 

Bản quyền 

Tài khoản chính thức của LM phải tuân thủ các nguyên tắc bản quyền chung khi đăng tài sản trí tuệ, bao gồm ảnh và video, trực tuyến. 

  • Tài liệu được đăng trực tuyến phải là tài sản của bạn, thuộc phạm vi công cộng, có giấy phép Creative Commons hoặc thuộc trường hợp sử dụng hợp lý. Đối với tất cả các trường hợp khác, bạn nên xin phép chủ bản quyền. 
  • Nếu có thể, cách tốt nhất là bao gồm tín dụng / phân bổ.

Điều khoản dịch vụ 

Các tài khoản mạng xã hội chính thức tại LM phải tuân thủ Điều khoản dịch vụ được quy định bởi các kênh truyền thông xã hội mà họ đang sử dụng.  

(Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn)

Các phương pháp hay nhất 

LM đã tạo ra các phương pháp và hướng dẫn tốt nhất cho các nền tảng truyền thông xã hội phổ biến nhất. Các kênh chính thức phải tuân thủ các phương pháp hay nhất cho từng nền tảng. Trong một số trường hợp, sự sai lệch so với các phương pháp hay nhất được bảo đảm, nhưng việc không tuân theo các phương pháp hay nhất gây bất lợi cho trường học có thể dẫn đến, nhưng không giới hạn, loại trừ khỏi danh sách hoặc nền tảng truyền thông xã hội LM chính thức , thiếu quảng cáo từ các kênh LM chính và có thể hủy kích hoạt hoặc xóa tài khoản vi phạm. Việc hủy kích hoạt và xóa sẽ theo quyết định riêng của LM và sẽ được thực hiện bằng cách liên hệ và làm việc với giám đốc truyền thông của trường hoặc cán bộ cấp cao nhất của khoa. 

Thực hành chung cần nhớ 

  • Mục đích của việc sử dụng các kênh truyền thông này thay mặt cho LM là để hỗ trợ sứ mệnh, mục tiêu, chương trình và nỗ lực của trường, bao gồm tin tức, thông tin, nội dung và chỉ thị của trường. 
  • Khi sử dụng một kênh truyền thông xã hội được công nhận chính thức, hãy luôn giả sử rằng bạn đang đại diện cho LM. 
  • Thực hiện sự thận trọng, chu đáo và tôn trọng đồng nghiệp, cộng sự của bạn và những người ủng hộ / cộng đồng của trường.
  • Tránh thảo luận hoặc suy đoán về các chính sách hoặc hoạt động nội bộ. 
  • Một cuộc đối thoại lành mạnh với những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể hữu ích nhưng tránh tham gia vào cuộc đối thoại có thể chê bai đồng nghiệp, đối thủ cạnh tranh hoặc nhà phê bình. 
  • Nếu bạn có thông tin và tin tức về trường mà bạn muốn thông báo cho công chúng hoặc giới truyền thông, vui lòng liên hệ với LM Marketing & Communications. 
  • Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về việc đăng nội dung trên các trang mạng xã hội này, vui lòng tham khảo ý kiến của nhóm Tiếp thị & Truyền thông. 

Kiểm duyệt bình luận 

  • LM khuyến khích người hâm mộ, người theo dõi và bạn bè của chúng tôi chia sẻ suy nghĩ của họ với nhau bằng cách nhận xét về một câu chuyện, tính năng, tweet hoặc bài đăng nói chuyện với bạn. Chúng tôi khuyến khích loại nói chuyện tích cực và khuyến khích, cuộc trò chuyện chu đáo và văn minh với các nguyên tắc sau:
    • Nhận xét phải có liên quan đến một chủ đề được thảo luận và đi vào vấn đề.
    • Giữ cho ý kiến của bạn sạch sẽ và mang tính xây dựng.
    • Các bài đăng lạc đề, lạm dụng, chứa ngôn từ tục tĩu, giọng điệu đe dọa hoặc chuyển thành tấn công cá nhân sẽ bị xóa.
    • Các nhận xét quá dài — như được xác định bởi trình chỉnh sửa của trang web — có thể được chỉnh sửa về độ dài, độ rõ ràng và giới hạn không gian.
    • LM có quyền xem xét và xóa nhận xét.

Tài khoản không hoạt động 

Các kênh truyền thông xã hội tại LM phải được cập nhật và giám sát liên tục. Các tài khoản không hoạt động trong hơn một tháng có thể bị vô hiệu hóa hoặc xóa. Việc hủy kích hoạt và xóa sẽ được thực hiện bằng cách liên hệ và làm việc với giám đốc truyền thông của trường hoặc cán bộ cấp cao nhất của khoa.

Tuyển dụng nhân sự 

Trong khi phương tiện truyền thông xã hội tiếp tục phát triển và phát triển như một công cụ hiệu quả cho các công việc quảng cáo tại  nhà trường và để tuyển dụng ứng viên, nó không thay thế hoặc loại bỏ sự cần thiết  Sử dụng các hệ thống và quy trình tuyển dụng hiện có của trường để đăng các vị trí, thu thập  ứng dụng, tiến hành kiểm tra lý lịch, đưa ra lời mời làm việc và các ứng dụng liên quan   khácHoạt động. Lời mời làm việc chỉ nên được mở rộng thông qua các quy trình hiện có và được chấp nhận , và không nên được truyền đạt qua phương tiện truyền thông xã hội.

Các tài liệu khác: 

Chính sách này sẽ được tuân thủ cùng với các chính sách khác của trường liên quan đến phương tiện truyền thông xã hội cho nhân viên và sinh viên:

Chính sách sử dụng có trách nhiệm và được chấp nhận về công nghệ 

Chính sách chống bắt nạt trên mạng 

Sổ tay sinh viên & nhân viên